Standorte, Zeitfenster & Termin-Pakete

Dieser Artikel deckt die Konfiguration von Praxisorten, reservierten Zeitfenstern sowie Termin-Paketen und Stornogebühren ab.

Standorte anlegen (mehrere Praxisorte)

Jede:r Therapeut:in kann an mehreren Orten arbeiten (Praxisräume oder online). Patient:innen wählen beim Buchen zuerst den Ort.

Einrichtung:

1. Orte anlegen: Menü Termine → Konfiguration → Standorte → Neu. Name und (bei Vor-Ort) Adresse eintragen.
2. Online-Ort: im Ort-Formular das Häkchen „Online“ setzen (löst automatisch einen Video-Link aus, siehe Artikel Externe Dienste).
3. Personal zuordnen: im Ort-Formular unter „Personal an diesem Standort“ – oder je Person unter Einstellungen → Benutzer → Reiter „Appointment Locations“.
4. Verfügbarkeit je Zeitfenster (nur bei mehreren Orten nötig): im Kalender den Zeitraum anklicken, „Terminort“ wählen und „Für Buchungen verfügbar bleiben“ setzen.
5. Rechte: Orte lesen können alle internen Mitarbeitenden; Anlegen/Bearbeiten ist den Termin-Verantwortlichen vorbehalten.

Wichtige Stolperfalle: Die Ortsauswahl auf der Website erscheint nur, wenn beim Termintyp mindestens zwei Orte zusammenkommen. Bei mehreren Orten muss je Zeitfenster der Ort hinterlegt sein – sonst erscheint die Person dort gar nicht als verfügbar.

Zeitfenster für eine bestimmte Terminart reservieren

Ein Zeitfenster kann ausdrücklich für eine einzige Terminart freigehalten werden (z. B. nur Erstgespräche).

Einrichtung: Keine separate Konfiguration. Die Nutzung erfolgt im Kalender durch die Therapeut:innen (siehe Therapeuten-Handbuch). Voraussetzung: die Standort-Funktion ist installiert.

Termin-Pakete & „Nächste Sitzung buchen“

Ein Paket (mehrere Sitzungen) wird mit dem Einzeltermin-Angebot verknüpft. Nach dem Kauf können Patient:innen Folgesitzungen über einen Button in der Bestätigungs-E-Mail buchen.

Einrichtung:

1. Verkauf → Produkte → Paket-Produkt öffnen.
2. Feld „Single Appointment Product“ auf das Einzeltermin-Produkt für die Folgesitzungen setzen.
3. Feld „Number of Sessions“ mit der Anzahl enthaltener Termine füllen (z. B. 2 oder 3).
4. Sicherstellen, dass das Einzeltermin-Angebot nach Mitarbeiter:innen (nicht nach Ressourcen) geplant wird – sonst greift die Therapeuten-Vorauswahl nicht.

Grenze: Fehlt eine der beiden Angaben (verknüpftes Produkt oder Anzahl Sitzungen), erscheint der Button nicht und es wird keine Restzahl angezeigt.

Manuell angelegte Termine mit der Abrechnung verknüpfen

Wird ein Termin direkt im Kalender angelegt (statt über die Online-Buchung – z. B. bei einer telefonischen Buchung), erscheint er im Patientenportal erst, wenn er mit der passenden Terminart als „Reserviert für Termintyp“ markiert wird. Damit die Sitzung außerdem korrekt in der Privatabrechnung gezählt wird, muss zusätzlich die passende Bestellposition gesetzt werden – kein einmaliges Einrichten, sondern ein Schritt bei jedem manuell angelegten Termin.

1. Den Termin mit dem Feld „Reserviert für Termintyp“ der passenden Terminart zuordnen. Ab diesem Moment erscheint der Termin im Patientenportal (My Account > Appointments), wie ein online gebuchter Termin.
2. Im daraufhin erscheinenden Feld „Billing: Sale Order Line“ die passende Bestellposition wählen (wird bei genau einem Treffer automatisch vorausgewählt) – damit wird die Sitzung korrekt in der Privatabrechnung gezählt.
3. Speichern.

Mehr als eine passende Position? Prüfen Sie, welche Bestellposition tatsächlich zu dieser Sitzung gehört, bevor Sie speichern.

Stornogebühr & Verschiebung statt Doppelzahlung

Sagt jemand online ab, wird er/sie auf eine neue Buchung umgeleitet (Verschieben ohne erneute Zahlung); der alte Termin wird automatisch storniert. Bei sehr kurzfristiger Absage kann eine Stornogebühr berechnet werden.

Einrichtung:

1. Keine eigene Einstellungsseite – wirkt nach Installation im Hintergrund.
2. Wichtigster Schritt: ein Produkt mit dem exakten Namen „Stornogebühr“ anlegen (genau so, mit großem S und ü) und einen Verkaufspreis eintragen.
3. Verkaufs-/Rechnungsmodul muss aktiv sein.
4. Online-Buchung und die Standort-Funktion müssen installiert sein (für die Verschiebung mit automatischer Stornierung).

Wichtige Stolperfalle: Beim Verschieben über die Website wird die Gebühr derzeit ohne 48-Stunden-Prüfung erstellt; nur beim Absagen per E-Mail-Link greift die 48-Stunden-Grenze. Fehlt das Produkt „Stornogebühr“ oder ist es anders geschrieben, wird stillschweigend keine Gebühr erstellt – ohne Warnung.