Standorte, Zeitfenster & Termin-Pakete

Dieser Artikel deckt die Konfiguration von Praxisorten, reservierten Zeitfenstern sowie Termin-Paketen und Stornogebühren ab.

Standorte anlegen (mehrere Praxisorte)

Jede:r Therapeut:in kann an mehreren Orten arbeiten (Praxisräume oder online). Patient:innen wählen beim Buchen zuerst den Ort.

Einrichtung:

1. Orte anlegen: Menü Termine → Konfiguration → Standorte → Neu. Name und (bei Vor-Ort) Adresse eintragen.
2. Online-Ort: im Ort-Formular das Häkchen „Online“ setzen (löst automatisch einen Video-Link aus, siehe Artikel Externe Dienste).
3. Personal zuordnen: im Ort-Formular unter „Personal an diesem Standort“ – oder je Person unter Einstellungen → Benutzer → Reiter „Appointment Locations“.
4. Verfügbarkeit je Zeitfenster (nur bei mehreren Orten nötig): im Kalender den Zeitraum anklicken, „Terminort“ wählen und „Für Buchungen verfügbar bleiben“ setzen.
5. Rechte: Orte lesen können alle internen Mitarbeitenden; Anlegen/Bearbeiten ist den Termin-Verantwortlichen vorbehalten.

Wichtige Stolperfalle: Die Ortsauswahl auf der Website erscheint nur, wenn beim Termintyp mindestens zwei Orte zusammenkommen. Bei mehreren Orten muss je Zeitfenster der Ort hinterlegt sein – sonst erscheint die Person dort gar nicht als verfügbar.

Zeitfenster für eine bestimmte Terminart reservieren

Ein Zeitfenster kann ausdrücklich für eine einzige Terminart freigehalten werden (z. B. nur Erstgespräche).

Einrichtung: Keine separate Konfiguration. Die Nutzung erfolgt im Kalender durch die Therapeut:innen (siehe Therapeuten-Handbuch). Voraussetzung: die Standort-Funktion ist installiert.

Termin-Pakete & „Nächste Sitzung buchen“

Ein Paket (mehrere Sitzungen) wird mit dem Einzeltermin-Angebot verknüpft. Nach dem Kauf können Patient:innen Folgesitzungen über einen Button in der Bestätigungs-E-Mail buchen.

Einrichtung:

1. Verkauf → Produkte → Paket-Produkt öffnen.
2. Feld „Single Appointment Product“ auf das Einzeltermin-Produkt für die Folgesitzungen setzen.
3. Feld „Number of Sessions“ mit der Anzahl enthaltener Termine füllen (z. B. 2 oder 3).
4. Sicherstellen, dass das Einzeltermin-Angebot nach Mitarbeiter:innen (nicht nach Ressourcen) geplant wird – sonst greift die Therapeuten-Vorauswahl nicht.

Grenze: Fehlt eine der beiden Angaben (verknüpftes Produkt oder Anzahl Sitzungen), erscheint der Button nicht und es wird keine Restzahl angezeigt.

Stornogebühr & Verschiebung statt Doppelzahlung

Sagt jemand online ab, wird er/sie auf eine neue Buchung umgeleitet (Verschieben ohne erneute Zahlung); der alte Termin wird automatisch storniert. Bei sehr kurzfristiger Absage kann eine Stornogebühr berechnet werden.

Einrichtung:

1. Keine eigene Einstellungsseite – wirkt nach Installation im Hintergrund.
2. Wichtigster Schritt: ein Produkt mit dem exakten Namen „Stornogebühr“ anlegen (genau so, mit großem S und ü) und einen Verkaufspreis eintragen.
3. Verkaufs-/Rechnungsmodul muss aktiv sein.
4. Online-Buchung und die Standort-Funktion müssen installiert sein (für die Verschiebung mit automatischer Stornierung).

Wichtige Stolperfalle: Beim Verschieben über die Website wird die Gebühr derzeit ohne 48-Stunden-Prüfung erstellt; nur beim Absagen per E-Mail-Link greift die 48-Stunden-Grenze. Fehlt das Produkt „Stornogebühr“ oder ist es anders geschrieben, wird stillschweigend keine Gebühr erstellt – ohne Warnung.