📄 Patientenportal, Rollen, Fragebögen & Dokumente

Patientenportal, Rollen, Fragebögen & Dokumente

Das Patientenportal-Modul ist das Herzstück der Plattform. Es schaltet Patient:innen nach einem bezahlten Termin ihren Online-Bereich frei, ordnet sie der richtigen Therapeut:in zu und definiert die Rollen. Mehrere andere Funktionen bauen darauf auf.

Rollen vergeben

  1. Therapeut:innen einrichten: Einstellungen → Benutzer & Unternehmen → Benutzer, Person öffnen und die Gruppe „Role/Therapist“ zuweisen. Damit erhält sie das Menü „Patients“ und sieht nur ihre eigenen Patient:innen.
  2. Abrechnungs-Empfänger: derselbe Weg, Rolle „Role/Billing Admin“ geben. Nur diese Personen bekommen die Aufgabe „Send Privatabrechnung“, wenn ein Diagnosebericht als fertig gemeldet wird. Ist niemand zugewiesen, geht die Benachrichtigung ersatzweise an die Buchhaltung/den Administrator.

Fragebögen für das Portal freischalten

Welche Fragebögen im Patientenportal erscheinen, ist keine Standardeinstellung – jeder Bogen muss aktiv freigeschaltet werden.

  1. Bereich „Umfragen/Survey“ → Fragebogen → Reiter „Optionen“.

  2. Abschnitt „Patient Portal (Privatabrechnung)“:

    • Schalter „Requires paid order“ setzen (nur dann erscheint der Bogen im Portal).
    • Feld „Portal display order“ für die Reihenfolge (kleinere Zahl = weiter oben).
  3. Automatische Ergebnis-Einordnung: Damit eine verständliche Einstufung („leicht/mittel/schwer“) berechnet wird, sollte der Fragebogen-Titel das erwartete Kürzel enthalten – z. B. „PHQ“ (Depression), „AQ“/„Autismus-Spektrum“, „CAT-Q“/„Masking“, „ISR“/„ICD-10-Symptom“. Sonst erscheint nur der reine Punktwert.

Einwilligung & Anamnese

  • Patient:innen müssen zuerst drei Einwilligungs-Häkchen setzen (Datenverarbeitung, Kontakt zu Angehörigen, Austausch mit weiteren Behandelnden), bevor Fragebögen startbar sind.
  • Der biografische Fragebogen (Lebenslauf/Anamnese) ist nach endgültigem Absenden über die Oberfläche nicht mehr änderbar.
  • Einrichtung: keine – wirkt automatisch.

Grenze: Eine erteilte Einwilligung kann von Patient:innen über die Oberfläche nicht selbst widerrufen/zurückgesetzt werden (obwohl der Text ein Widerrufsrecht zusichert). Ein Zurücksetzen muss im System erfolgen.

Patienten-Therapeuten-Zuordnung

  • Passiert automatisch über die Terminbuchung – hier nichts einzustellen.
  • Übergabe an eine andere Therapeut:in: im Kalendertermin die Mitarbeiter-Teilnahme umstellen. Der Dokumenten-Zugriff wandert automatisch mit.

Diagnosebericht → Abrechnung anstoßen

  • Meldet die Therapeut:in „Diagnosebericht fertig“, wird das Abrechnungs-Team automatisch per Aufgabe benachrichtigt (Voraussetzung: Rolle „Billing Admin“ ist besetzt). Es gibt keine separate Extra-E-Mail.

Automatische Patientenordner (Dokumente)

Beim Anlegen eines Termins entsteht automatisch ein Dokumentenordner für die Patient:in – im Sammelordner „Patients“, mit Bearbeitungsrechten für die zuständige Therapeut:in.

  • Einrichtung: keine – vollautomatisch. Voraussetzung: am Termin ist eine zuständige Person hinterlegt und die Patient:in als Teilnehmer:in hinzugefügt.
  • Kontrolle: Menü Dokumente → Patients.

Grenzen & Stolperfallen:

  • Funktioniert nur beim neuen Anlegen eines Termins (keine rückwirkende Ordner für Alt-Patient:innen).
  • Der „Diagnosebericht“-Ordner-Mechanismus speichert keine Berichtsvorlage – er legt nur den leeren Ordner an. PDF-Berichte entstehen in anderen Funktionen (Eltern-Fragebogen, Privatabrechnung).
  • Laufen Patientenordner-Funktion und Eltern-Fragebogen parallel, können in seltenen Fällen doppelte Ordner entstehen.

Selbsttests auf der Website

Zwei anonyme Kurztests (ADHS, Autismus) auf der öffentlichen Website – rein informativ, ohne Speicherung in Odoo.

  • Einrichtung: keine. Erreichbar über /adhd-self-test und /ass-self-test. Damit Besucher:innen sie finden, im Website-Editor einen Menüpunkt/Link auf diese Adressen anlegen.
  • Hinweis: Ob Fragen, Schwellenwerte und Texte fachlich/rechtlich so verwendet werden dürfen, sollte fachlich freigegeben werden.

Warenkorb-Symbol ausblenden

Das Warenkorb-Symbol wird für nicht angemeldete Besucher:innen ausgeblendet. Einrichtung: keine. Setzt jedoch die Online-Shop-Funktion der Website voraus.