📄 Privatabrechnung einrichten

Privatabrechnung einrichten

Die Privatabrechnung erstellt die deutsche Honorarrechnung (nach GOÄ) für gebuchte Therapie-/Diagnostik-Pakete – mit einer Rechnungszeile pro durchgeführter Sitzung und je Leistungsbaustein. Dieser Bereich ist eng mit Terminen, Fragebögen und Dokumenten verzahnt.

Schritt 1 – Produkt als Paket kennzeichnen

  1. Verkauf → Produkte → Produkt öffnen.
  2. Häkchen „Is Service Package“ setzen → der Reiter „Package“ erscheint.

Schritt 2 – GOÄ-Daten am Einzel-Produkt hinterlegen

Wichtig: Diese Felder gehören auf das Einzel-Sitzungs-Produkt, nicht auf das Paket.

  1. Im Produktformular Reiter „Privatabrechnung“ öffnen.
  2. Unter „GOÄ / GOP Configuration“ ausfüllen: Leist-Nr. (z. B. 812a), Leistungsbezeichnung, Wert (EUR) und Faktor (Standard 2,3).

Schritt 3 – Paket-Bausteine konfigurieren

  1. Im Paket-Produkt den Reiter „Package“ öffnen.
  2. Je Leistung eine Zeile anlegen (Produkt, Menge, Faktor, Einzelpreis).
  3. Für die eigentliche Therapie-Sitzung das Häkchen „Is session line“ setzen → dann erzeugt jede gebuchte Sitzung eine eigene Rechnungszeile mit dem echten Termindatum.
  4. Datum der Zusatzleistungen (Nicht-Sitzungs-Zeilen): „Date anchor“ (Erste/Letzte Sitzung) und „Date offset (days)“ setzen – z. B. Erste Sitzung / -2 (Testbatterie 2 Tage vor der ersten Sitzung) oder Letzte Sitzung / +3 (Gutachten 3 Tage nach der letzten Sitzung).

Schritt 4 – Rechnung erzeugen & versenden

  1. Den Verkaufsauftrag der Patient:in öffnen.
  2. Oben rechts Knopf „Privatabrechnung“ (mit Zählerstand, z. B. „1 / 2“) → erstellt den Entwurf bzw. öffnet die bestehende Rechnung.
  3. Vor dem Versand prüfen/anpassen: Spalte „Datum“ je Zeile, im Reiter „Other Info“ die „Zahlungsart“ (Überweisung, PayPal, Kreditkarte, Barzahlung) und den Therapeutennamen.
  4. Versand: über „Senden & Drucken“ – das System verschickt automatisch das Privatabrechnungs-PDF (statt der Standardrechnung) und legt eine Kopie im Patienten-Dokumentenordner ab.

Automatik & Konto

  • Geplante Aktion: Einstellungen → Technisch → Geplante Aktionen → „Privatabrechnung: auto-mark completed package sessions as attended“ (läuft alle 30 Min.). Markiert vergangene Sitzungen ca. 90 Min. nach Ende als „wahrgenommen“ und stellt die Rechnung fertig, sobald alle Sitzungen wahrgenommen sind.
  • Konto: im Kontenplan ein Konto mit Code 1370 („Durchlaufende Posten“) sicherstellen.

Wichtige Grenzen & Stolperfallen

  • Funktioniert nur für Vorgänge mit einem „Service-Paket“-Produkt.
  • Fehlen GOÄ-Daten am Einzel-Produkt, bricht die Erstellung mit Fehlermeldung ab (die betroffenen Produkte werden genannt).
  • Beträge werden nicht berechnet – Wert und Faktor müssen fachlich korrekt von Hand gepflegt sein.
  • Die Standard-Rechnungsknöpfe sind absichtlich ausgeblendet – abgerechnet wird nur über den Privatabrechnungs-Knopf.
  • Eine festgeschriebene Rechnung wird nicht mehr automatisch angepasst.
  • Der Status „wahrgenommen“ wird pauschal ca. 90 Min. nach Ende gesetzt – Absage/Nichterscheinen vorher erfassen, sonst gilt die Sitzung als stattgefunden.
  • Der gedruckte Therapeutenname ist fest auf „Dipl. Psych. Cristina Cretulescu“ voreingestellt – bei weiteren Behandler:innen pro Rechnung ändern (oder im Code anpassen lassen).
  • Eine Therapeuten-Adresse erscheint nur, wenn pro Rechnung ein Adress-Kontakt von Hand gewählt wird.
  • Fehlt das Konto 1370, landen die Beträge auf dem Standard-Ertragskonto (nur Protokoll-Hinweis, kein Fehler).